Бесплатная линия консультацийРегистрацияВход
Статьи
   Добавить на стену
Голосов: 0
25.06.2010 Просмотры: (572)

Электронный документооборот помогает выбраться из бумажной трясины

Электронный документооборот помогает выбраться из бумажной трясины

Нет такой компании, которой бы не пришлось работать с договорами и бухгалтерскими документами. И если небольшому предприятию легко справится с ежедневным потоком деловых бумаг, с их обработкой и хранением, то с увеличением масштаба бизнеса налаживание документооборота может стать настоящей головной болью: одни только карточки сотрудников чего стоят! А еще внутренние регламенты, которые должны быть доступны любому сотруднику, и переписка с клиентами, договоры с поставщиками и потребителями, приказы, заявления, рекламные тексты, технические паспорта, реестры и много другое.

Обычно все эти документы складываются в ящики, гордо именуемые архивом, откуда при необходимости извлекаются. Правда, для этого их надо сначала найти, что бывает непросто, учитывая количество хранимых деловых бумаг.

Еще вспомним, какой нелегкий путь должна пройти деловая документация, прежде чем попасть в архив: многократное визирование, доработка несколькими специалистами, рассылка для ознакомления различным ответственным сотрудникам и так далее. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата (некоторые просто теряются по дороге), сроки согласования часто срываются (приходится напоминать о необходимости ознакомления с документом), внесение корректировок в форму договора приводит к несогласованности версий документа, письма клиентов остаются без ответа. Эффективность такой компании стремится к нулю, ее засасывает опасная бумажная трясина.

Однако, когда на дворе 21-й век, найдется управа и на эту проблему — система электронного документооборота.

Все на своих местах

Современные системы электронного документооборота (такие как «1С:Документооборот», к примеру) — это идеальное хранилище любых форматов документов (doc, pdf, odf, txt, xls, jpeg, tiff и т.д.). Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или локальном компьютере. Система электронного документооборота может хранить в себе не только текст в различных форматах, но и звуковые файлы, видео, презентации, архивы и изображения.


Рис. 1


Рис. 2


Рис. 3

Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние. (рис.1, рис.2, рис.3) В последнюю категорию документов попадают приказы, регламенты, бухгалтерская отчетность и прочие бумаги для внутренних нужд компании. В первые две — документы, связанные с клиентами. При этом в системе реализована привязка входящих и исходящих документов: одни можно формировать из других, указывать на их связь, сохранять историю переписки со ссылками на отдельные бумаги. Более того, из каждого документа можно формировать задачу сотруднику. Хранение прочих файлов осуществляется по папкам.

Современные системы позволяют настроить свой уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений к каждому документу в отдельности или к целой категории. Это гарантированно защитит ценные данные от посторонних глаз. При этом политика информационной безопасности компании останется гибкой и легко настраиваемой, а доступ к документам может осуществляться непосредственно с рабочих мест сотрудников, имеющих соответствующие права.

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой виден уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов. Туда же можно добавить краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить электронно-цифровую подпись.

Одно из самых главных преимуществ электронного документооборота — это легкий и быстрый поиск по базе. При этом не обязательно знать, в какой папке хранится нужный файл, знать его название или ключевую фразу. Универсальный поиск позволяет находить нужное слово или словосочетание не только в заглавиях, но и в самих текстах. (рис.4)


Рис. 4
Сравните: для поиска в базе определенного регламента требуется всего несколько секунд, тогда как для нахождения его в огромном бумажном архиве могут потребоваться часы. Налицо экономия времени, а это, как известно, — деньги.

Интеграция системы электронного документооборота с электронной почтой позволяет осуществлять оперативное хранение обращений клиентов, сохранять всю переписку и быстро получать доступ к ней с любого компьютера. Это особенно важно для юридических и государственных структур, где поднятие обращений граждан или переписки по делу из архива — операция не одного дня, а выполнить ее надо срочно. Оперативное хранение помогает избавиться от журналов регистрации обращений и писем, автоматически формируя их в системе. Для удобства поиска оригинала на полках архива можно в самой программе добавить комментарий к документу, описав его точное местонахождение, а использование встроенного журнала передачи поможет делопроизводству найти сотрудника, у которого хранится оригинал или копия документа в данный момент. Экономия массы времени на поиск документов — это уже весомый довод в пользу системы электронного документооборота, хотя у подобных программ припрятана еще пара козырей в функционале.

Круговорот документов под контролем

Не все документы лежат на полке и ждут своего часа: некоторые должны пройти через десяток лиц, измениться несколько раз и получить множество подписей. Этот, казалось бы, будничный процесс без должной системы может существенно испортить жизнь как отдельным сотрудникам, так и всей компании в целом.

Для примера возьмем ситуацию с составлением договора. Из юридической службы он поступает руководителям заинтересованных подразделений, каждый из которых вносит свои правки в документ. После этого юристы получают на доработку уже несколько версий текста, каждый из которых нужно рассмотреть в определенный срок. Очередная «сборная» версия договора отправляется на повторное согласование руководителям, где документ может правиться еще несколько раз, пока, наконец, все службы не придут к единому решению. А ведь в конце концов договор еще должен быть подписан. Такая длинная цепочка грозит срывом сроков согласования, риском потерять документ или одну из его версий, в которой содержалась важная информация.

Для решения подобных проблем в систему электронного документооборота встроены подсистемы бизнес-процессов, задач и версионирования.


Рис. 5

Все очень просто: программа позволяет ставить разнообразные задачи для сотрудников и отслеживать их выполнение по срокам. Мало того, к самой задаче можно прикрепить файлы, которые должны быть отредактированы или согласованы. Специальная подсистема просигнализирует сотруднику о поставленной перед ним задаче и о дате выполнения, в том же окне будет ссылка на документ, с которым необходимо поработать. (рис.5)

При этом любое редактирование исходного текста сохраняется системой как новая версия, каждая из которых будет хранится в информационной базе под порядковым номером. Это позволит в любой момент легко отследить изменения или найти промежуточный текст. По умолчанию, чтобы не было путаницы, приоритетной версией документа является самая последняя. Однако все версии без исключения доступны для просмотра и работы через карточку документа. Количество версий неограниченно.

После того как сотрудник завершит бизнес-процесс, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный заказчик получит уведомление об успешно выполненной заявке. Если сроки не соблюдаются, система оповестит об этом. Автоматизация бизнес-процессов — это отличное решение для компаний с большим документооборотом, где действия сотрудников должны быть слаженны и четко регламентированы. Электронная система поможет автоматизировать следующие виды процессов: ознакомление, согласование, исполнение и регистрация.

Система задач отследит, на каком этапе находится документ, проконтролирует сроки, позволит назначать ответственных. В некоторых программах, например в «1С:Документообороте», есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль за сотрудниками, повысит их мотивацию, направленную на быструю обработку документов.
задать вопрос по 1С документооборот

Бумажная трясина делает многие компании неэффективными, тормозит их развитие, портит отношения с клиентами. Современные системы электронного документооборота позволяют забыть об огромных бесполезных архивах, избавляют сотрудников от нервотрепки и большого объема рутинной бумажной работы.

25.06.2010

Оценить:
Добавить на стену
БУХГАЛТЕРУ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ 1С
НОВОСТИ ПОРТАЛА
Основные ошибки при обустройстве офиса бухгалтера
Большинство предпринимателей, в особенности начинающие, преследуя цель сэкономить на своих сотрудниках, допускают огромную ошибку. Всем известно, что от эффективности работы ваших сотрудников, зависит ваша прибыль.
Публикация: 04.10.2016 16:44:00
1800
Публикация: 28.09.2015
11140
Публикация: 28.09.2015
10620
servicebook.pro

© 2010-2016 «Servicebook • PRO». Тел.: +7 495 255-07-27. При любом использовании материалов сайта гиперссылка на «servicebook.pro» обязательна.