Бесплатная линия консультацийРегистрацияВход
Статьи
   Добавить на стену
Голосов: 3
16.01.2013 00:31:00 Просмотры: (1652)

Электронные и бумажные документы в компании

В последнее время все больше и больше применяются электронные документы вместо бумажных аналогов: в налоговые органы, фонды подаются документы в форме электронных документов, в новом законе «О бухгалтерском учете» электронные документы заняли достойное место, наравне с бумажными могут использоваться электронные счета-фактуры. Однако насколько электронный документ может заменить бумажный аналог, данный вопрос является спорным.

Использование электронных документов


Правомерность использования электронных документов наравне с бумажными аналогами была закреплена достаточно недавно. Так, в Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ (ред. от 10.07.2012) "Об электронной подписи" устанавливается, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В статье 80 НК РФ предусмотрена обязанность подачи отчетности в электронном виде. Налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме.

В настоящее время используются следующие электронные документы:
- бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”);
- налоговые декларации (Приказ ФНС России от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@);
- таможенная декларация (ст. 180 ТК ТС);
- персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах…”);
- реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете…”).

Также компании могут применять следующие электронные документы:
- первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”);
- книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;
- счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Однако заметим, электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога.

Ограничения в использовании электронных документов


По мнению Минфина, электронный документ не всегда равнозначен бумажному аналогу. Специалисты ведомства указывают, что в целях налогового учета документ, оформленный в электронном виде и заверенный неквалифицированной электронной подписью, не признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному от руки (Письмо Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710). Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом “О бухгалтерском учете” и Кодексом не определены.

В письме Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23 ведомство указывает, что необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов.
Подтверждающими документами могут являться:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведении операции по оплате электронного авиабилета.

Судебная практика по использованию электронных документов


При введении системы электронного документооборота и электронной отчетности сложилась следующая судебная практика.

1. В локальном нормативном акте следует установить порядок осуществления электронного документооборота. Законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, но не устанавливается для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций (Постановление ФАС ЦО от 05.11.2008 N А54-221/2008-С18).

2. Заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи.

3. Четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов. В соответствии с п. 6.10 Приказа ФНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается представленной в налоговый орган, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП оператора (Постановление ФАС ЗСО от 24.01.2007 N Ф04-8916/2006(30071-А45-41)).

4. При организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок, в противном случае придется доказывать свою правоту в суде (Постановление ФАС МО от 19.10.2010 N КА-А40/12165-10).

5. Храните документы на бумажном носителе, подтверждающие своевременность передачи документов. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц (Постановление ФАС ПО от 05.05.2009 N А57-15071/08-5).

При этом следует помнить, что существуют риски недобросовестного использования электронной цифровой подписи, например, при списании денежных средств со счета. Так, в Определении ВАС РФ от 23.05.2011 N ВАС-6414/11 по делу N А63-6446/2010 суд сделал вывод о том, что банком не представлены доказательства, свидетельствующие о том, что после генерирования нового ключа подписи общества банк передал соответствующий экземпляр ключа, с использованием которого были списаны денежные средства.

Вместе с тем, использование электронных документов получило распространение по всему миру, такие документы упрощают жизнь и работу многих компаний, поскольку позволяют переводить денежные средства, быстро оформлять сопроводительные документы, подавать отчетность, получать качественные госуслуги. В этой связи, безусловно, за электронными документами будущее.
Оценить:
Добавить на стену
БУХГАЛТЕРУ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ 1С
НОВОСТИ ПОРТАЛА
Основные ошибки при обустройстве офиса бухгалтера
Большинство предпринимателей, в особенности начинающие, преследуя цель сэкономить на своих сотрудниках, допускают огромную ошибку. Всем известно, что от эффективности работы ваших сотрудников, зависит ваша прибыль.
Публикация: 04.10.2016 16:44:00
1680
Публикация: 28.09.2015
11070
Публикация: 28.09.2015
10490
servicebook.pro

© 2010-2016 «Servicebook • PRO». Тел.: +7 495 255-07-27. При любом использовании материалов сайта гиперссылка на «servicebook.pro» обязательна.