Бесплатная линия консультацийРегистрацияВход
Статьи
   Добавить на стену
Голосов: 12
16.11.2012 Просмотры: (4233)

Документальное оформление расходов

Для того чтобы расходы уменьшали налогооблагаемую базу, они должны быть документально подтверждены. Расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Если расходы понесены заграницей, то подтверждающие документы оформляются в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства. Кроме того, можно использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, в НК РФ не содержится конкретного перечня подтверждающих документов. Большинство расходов подтверждаются договорами, товарными накладными, актами выполненных работ, либо услуг, платежными поручениями и т п.

Далее мы рассмотрим особенности документального оформления отдельных видов операций.

Особенности документального оформления

некоторых видов расходов



Расходы на обучение


Расходы на обучение, профессиональную подготовку и переподготовку работников включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Одним из обязательных условий для признания расходов на обучение является наличие договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Таким образом, если обучение проводится в организации, которая не имеет лицензии и статуса образовательного учреждения, то расходы не принимаются для уменьшения прибыли (Письмо Минфина России от 13.02.2008 № 03-03-06/1/92).

Расходы на обучение могут быть оформлены следующими документами: договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг (Письмо Минфина РФ от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137).

В то же время, расходы на участие в семинарах, тренингах, конференциях могут быть приняты к налогообложению, если у исполнителя таких услуг нет лицензии и статуса образовательного учреждения (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 23.09.2009 № КА-А40/9373-09-2). Дело в том, что такая деятельность не подлежит лицензированию, если соответствует следующим условиям:
- проводится путем разовых занятий различных видов (в том числе лекций, стажировок, семинаров)
- не сопровождается итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании (п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.03.2011 № 174 "Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности").

Расходы на консультационные, информационные услуги


Особенностью услуг является, то, что они не имеют материального выражения. Поэтому для минимизации налоговых рисков необходимо, чтобы оформленные документы наиболее полно отражали объем, качество предоставленных услуг. Кроме договора, акта на оказание услуг, платежных документов заказчику целесообразно иметь:
- план, либо программу мероприятий, приглашения (особенно, для конференций, семинаров и т. п.);
- письменные ответы, консультации, переписку о предмете договора;
- отчет исполнителя об оказанных услугах, в котором подробно раскрываются объем, содержание, рекомендации и выводы по результатам оказания услуг.
В акте об оказании услуг необходимо привести подробное содержание фактически оказанных услуг, период их оказания, стоимость. Если из содержания акта невозможно определить, какие конкретно услуги, в каком объеме и по какой стоимости были оказаны, то такие расходы могут быть не приняты для уменьшения налоговой базы (Постановление ФАС Западно - Сибирского округа от 04.06.2007 № Ф04-3617/2007(34969-А27-40).
Если перечень услуг достаточно объемный и нет возможности его полностью и подробно изложить в акте, тогда необходимо составить отчет исполнителя. Несмотря на то, что составление отчета об оказанных услугах не является обязательным (Постановление ФАС Московского округа от 15.01.2010 № КА-А40/14857-09), его наличие послужит дополнительным подтверждением понесенных затрат.

Расходы по аренде имущества


Для документального подтверждения расходов по аренде достаточно заключенного договора аренды (субаренды), документов, подтверждающих оплату арендных платежей и акта приемки-передачи арендованного имущества. У налогоплательщиков может возникнуть вопрос, о необходимости ежемесячно оформлять акты по оказанию услуг по договору аренды. Ведь арендная плата является платежом не за услугу, а за пользование арендованным имуществом. В своих разъяснениях Минфин России указал на то, что оформление ежемесячных актов оказанных услуг не требуется (Письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). Причем такое правило применимо и при аренде недвижимости, и при аренде иного имущества, например, транспортных средств.

Расходы на ремонт имущества


Расходы на ремонт целесообразно подтверждать следующими документами:
- договор, включая сметы, либо калькуляции, обосновывающие стоимость работ;
- дефектная ведомость, либо акт осмотра, которые оформляются перед ремонтом;
- заявка на ремонт;
- заказ-наряд;
- акт выполненных работ.

Факт передачи в ремонт и получение имущества обратно может оформляться актами приемки и передачи данного имущества. Конечно же, в зависимости от вида ремонта, какие – то из приведенных документов могут не оформляться. После окончания ремонта объекта основных средств заполняется акт по форме № ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, где отражаются виды ремонтных работ, их стоимость. Кроме того, данные о выполненных работах отражаются в разделе 6 "Затраты на ремонт" инвентарной карточки учета объекта основных средств по форме N ОС-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
На практике у организаций может возникнуть вопрос о порядке оформления расходов на текущий ремонт помещений, либо на капитальный ремонт. Обычно налоговики требуют, чтобы такие расходы подтверждались актом о приемке выполненных работ по форме № КС-2 и справкой о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Унифицированные формы № КС – 2 и № КС – 3 утверждены для учета работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Акт по форме № КС-2 применяется для приема выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Справка № КС-3 оформляется на основании данных формы № КС-2 и составляется на выполненные строительные и монтажные работы, работы по капитальному ремонту зданий и сооружений, другие подрядные работы ("Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ", утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100). Таким образом, если налогоплательщик производит текущий ремонт помещений, то обязательного оформления форм №№ КС-2 и КС-3 не требуется, так как данный вид ремонта не относится к строительно – монтажным работам (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 27.09.2006 № КА-А40/8962-06). Но расходы на капитальный ремонт должны оформляться формами №№ КС-2 и КС-3. В то же время, для минимизации претензий налоговиков к оформлению расходов по текущему и капитальному ремонту, компаниям целесообразно требовать от подрядчика оформления унифицированных форм акта и справки о стоимости выполненных работ.

Расходы на реконструкцию и модернизацию


Документом, предшествующем проведению реконструкции или модернизации, служит приказ руководителя. В нем должна содержаться информация об ответственных лицах, о сроках и этапах реконструкции (модернизации) и т.п. Работы должны выполняться на основании договора подряда и подтверждаются актом выполненных работ. Опять же, если работы относятся к строительно – монтажным, то оформляется акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Если работы по реконструкции проводятся силами самой организации, т.е. хозяйственным способом, то расходы подтвердят сметы расходов, план и график проведения реконструкции, требования – накладные на материалы, расчетные ведомости на заработную плату и т.п. По аналогии с ремонтом, после окончания реконструкции, либо модернизации оформляется акт по форме № ОС-3, а также заполняется раздел 6 инвентарной карточки учета объекта основных средств по форме № ОС-6.

Представительские расходы


Представительские расходы могут подтверждаться следующими документами:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы на произведенные расходы;
- отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям, в котором отражаются цели представительских мероприятий, их результаты, иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Такой перечень содержится в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26. Кроме того, подтвердить расходы помогут программа представительских мероприятий, список гостей и т. п. Существует мнение, что оформление смет представительских расходов, списков гостей и иных подобных документов для подтверждения затрат налоговым законодательством не предусмотрено и их оформление не обязательно. Например, такой вывод сделан в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 по делу № А56-338/2007. В то же время, для минимизации налоговых рисков, целесообразно оформлять подтверждающие документы с учетом мнения контролирующих органов.

Продолжение следует...
Оценить:
Добавить на стену
БУХГАЛТЕРУ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ 1С
НОВОСТИ ПОРТАЛА
Основные ошибки при обустройстве офиса бухгалтера
Большинство предпринимателей, в особенности начинающие, преследуя цель сэкономить на своих сотрудниках, допускают огромную ошибку. Всем известно, что от эффективности работы ваших сотрудников, зависит ваша прибыль.
Публикация: 04.10.2016 16:44:00
1730
Публикация: 28.09.2015
11110
Публикация: 28.09.2015
10540
servicebook.pro

© 2010-2016 «Servicebook • PRO». Тел.: +7 495 255-07-27. При любом использовании материалов сайта гиперссылка на «servicebook.pro» обязательна.